Nachhaltigkeit in Administration, Einkauf und Verwaltung
In der Verwaltung des Studentenwerks liegt seit vielen Jahren ein Schwerpunkt auf der Digitalisierung von Prozessen und der damit verbundenen Reduzierung des Papierverbrauchs. Seit 2021 nutzt das Unternehmen zum Beispiel ein digitales Rechnungsmanagement, durch das jährlich mehrere zehntausend Blatt Papier eingespart werden. Im Einkauf gilt ein Nachhaltigkeitsleitfaden, der ökologische und soziale Kriterien für die Beschaffung von Food- und Nonfood-Artikeln definiert. Der IT-Bereich setzt auf virtuelle Server und arbeitet mit einem Fachunternehmen zusammen, um Altgeräte aufzubereiten oder fachgerecht zu recyceln.
In vielen Bereichen des Studentenwerks SH werden Prozesse kontinuierlich digitalisiert, um den Papierverbrauch zu reduzieren. Beispiele hierfür sind:
- Die monatlichen Entgeltabrechnungen für die Beschäftigten stehen seit 2020 ausschließlich digital zur Verfügung.
- 2020 führte die IT-Abteilung ein internes digitales Ticketsystem ein, das neben der Reduzierung des Papierverbrauchs auch für mehr Transparenz und eine schnellere Bearbeitung von Anfragen sorgt.
- Seit 2021 verfügt das Studentenwerk über ein digitales Rechnungseingangsmanagement. Dadurch werden allein in der Finanzbuchhaltung jährlich rund 80.000 Blatt Papier eingespart. Auch Ausgangsrechnungen werden ausschließlich digital erstellt und per E-Mail versendet.
- Der Einkauf führte 2021 die digitale Vergabeakte ein, durch die jährlich rund 75.000 Blatt Papier eingespart werden.
- In der Wohnheimverwaltung werden Unterlagen wie Umzugsanträge oder Studienbescheinigungen ausschließlich in der digitalen Mieter*innenakte abgelegt. Seit 2025 werden Mietverträge zudem vollständig digital unterzeichnet.
- Die Online-Plattform BAföG digital, die BAföG-digital-App sowie die im März 2026 eingeführte E-Akte tragen im Amt für Ausbildungsförderung zur Reduzierung des Papierverbrauchs und zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei.
- Es kommen gemeinsam genutzte All-in-One-Drucker zum Einsatz. Dadurch werden unnötige Ausdrucke reduziert; zudem kann der Energieverbrauch gegenüber einer Vielzahl einzelner Geräte sinken.
- Bereits seit mehreren Jahren erfolgt der Kartenverkauf für die Theaterveranstaltungen des Studentenwerks über ein Online-Buchungssystem.
- Studierende können Anträge auf Mittel aus dem Darlehensfonds online stellen.
- In den Kindertagesstätten unterstützt die App „Famly“ die Kommunikation mit Eltern sowie organisatorische Abläufe im Alltag.
- Derzeit wird in den Wohnheimen die digitale Zimmerabnahme per Tablet getestet. Im Testbetrieb konnten im Jahr 2025 bereits rund 10.000 Blatt Papier eingespart werden.
Das Studentenwerk SH entwickelt seine digitale Infrastruktur kontinuierlich weiter. Arbeitsplätze, Netzwerke und Kommunikationssysteme werden schrittweise modernisiert und vereinheitlicht. Dazu gehören unter anderem:
- aktuelle Hard- und Software an den Arbeitsplätzen
- moderne WLAN- und Netzwerkstrukturen
- die Umstellung auf Outlook als zentrale Kommunikationslösung
- der Einsatz verschiedener Open-Source-Lösungen
Durch den Einsatz von über zehn Open-Source-Anwendungen, unter anderem für eine Cloud, eine digitale Lernplattform und ein internes Ticketsystem, stärkt das Studentenwerk SH seine digitale Unabhängigkeit und reduziert Lizenzkosten.
Auch im IT-Bereich setzt das Studentenwerk SH Maßnahmen zur Ressourcenschonung um. Altgeräte werden gemeinsam mit einem zertifizierten IT-Recyclingunternehmen wiederaufbereitet oder fachgerecht recycelt. Durch die Wiederaufbereitung und das Recycling konnten bislang rund 19.980 Kilogramm CO₂ eingespart werden. Darüber hinaus setzt das Studentenwerk SH seit vielen Jahren auf virtuelle Server. Dadurch werden weniger physische Server benötigt und der Strom- sowie Kühlbedarf kann reduziert werden.
Damit digitale Anwendungen im Arbeitsalltag sicher und souverän genutzt werden können, setzt das Studentenwerk SH auf praxisnahe Schulungs- und Unterstützungsangebote für Beschäftigte aller Kompetenzniveaus.
Gemeinsam entwickelten die IT-Abteilung und der Bereich „Lernen & Entwicklung“ in den vergangenen Jahren ein internes Lern- und Unterstützungssystem mit verständlichen Anleitungen, freiwilligen und verpflichtenden digitalen Lernangeboten sowie individuellen Schulungen. Themen sind unter anderem:
- Outlook und digitale Kalender
- Videokonferenzen
- Office-Anwendungen
- Passwortsicherheit und Phishing-Prävention
- Datenschutz und KI-Anwendungen
Bei größeren Systemumstellungen werden zusätzlich Multiplikator*innen in den Abteilungen geschult, die ihr Wissen an Kolleg*innen
weitergeben.
Seit Ende 2025 können im Studentenwerk SH zudem eigene E-Learnings mithilfe eines KI-gestützten Autorentools erstellt werden. Für Beschäftigte der Hochschulgastronomie wurde 2025 ein Computer-Grundlagen-Training angeboten.
Um Chancen und Herausforderungen neuer Technologien frühzeitig aufzugreifen, gründete das Studentenwerk SH Anfang 2024 ein KI-Gremium. Gemeinsam entstanden unter anderem eine KI-Richtlinie, ein Prozess für die Einführung neuer Anwendungen sowie ein bereichsübergreifendes Austauschformat.
Künstliche Intelligenz versteht das Studentenwerk SH als Werkzeug, das Arbeitsabläufe vereinfachen, Beschäftigte entlasten und Verwaltungsprozesse unterstützen kann. Neue Anwendungen werden schrittweise eingeführt. Informations- und Schulungsangebote sowie der bereichsübergreifende Austausch unterstützen die Beschäftigten bei der Anwendung im Arbeitsalltag.
Im Hauptsitz des Studentenwerks SH, der Mensa I, wurde ein Möbellager für ausrangierte Büromöbel eingerichtet. Ziel ist es, Büromöbel möglichst weiterzuverwenden und dadurch Abfälle zu vermeiden sowie Ressourcen zu schonen. Bevor neue Büromöbel für die Verwaltung beschafft werden, wird zunächst geprüft, ob ein passendes Möbelstück im Möbellager vorhanden ist.
Um ökologische und soziale Kriterien bei der Beschaffung noch systematischer zu berücksichtigen, entwickelten der Kaufmännische Bereich und die Hochschulgastronomie gemeinsam einen Nachhaltigkeitsleitfaden für den Einkauf. Seit Anfang 2026 befindet sich dieser in der Umsetzung. Der Leitfaden schafft einen verbindlichen Orientierungsrahmen und wird regelmäßig weiterentwickelt. Im Mittelpunkt stehen unter anderem:
- ökologische und soziale Kriterien in Ausschreibungen
- Lebenszykluskosten
- Berücksichtigung regionaler Anbieter
- langlebige Produkte
- energieeffiziente Geräte
- ressourcenschonende Verpackungen
In den Mensen, Cafeterien und Café Lounges setzt das Studentenwerk SH verstärkt auf Produkte mit Bio- oder Fairtrade-Zertifizierung sowie – soweit verfügbar – auf Produkte regionaler Anbieter. Beim Einkauf tierischer Produkte werden unter anderem höhere Haltungsstandards berücksichtigt.
Auch bei Materialien, Verpackungen und Ausstattung bevorzugt das Studentenwerk SH ressourcenschonendere Alternativen. Dazu gehören unter anderem Recyclingpapier, zertifizierte Textilien, langlebige Möbel, Mehrwegverpackungen sowie konzentrierte oder feste Reinigungsmittel zur Reduzierung von Verpackungsabfällen. Beschaffungen werden nach Möglichkeit gebündelt, um Einzellieferungen und die damit verbundenen Emissionen zu reduzieren. Auf bestimmte Produkte verzichtet das Studentenwerk SH bewusst, darunter:
- Getränke in Einwegverpackungen
- Papier aus Frischfasern
- Kaffeekapselmaschinen
- Tropenhölzer
- Gasheizpilze für die Außengastronomie
Das Studentenwerk SH nutzt seine vorhandenen Räumlichkeiten möglichst bedarfsgerecht. Ein digitales Raumbuchungssystem, flexible Nutzungskonzepte, hybride Besprechungen und mobiles Arbeiten tragen dazu bei, Flächen effizienter zu nutzen und zusätzlichen Raumbedarf zu vermeiden.
Um den Papierverbrauch zu reduzieren, stellt das Studentenwerk SH Informationen verstärkt über digitale Kanäle wie die Website und die Social-Media-Plattformen bereit. Immer mehr Dokumente, Flyer, Faltblätter und Broschüren stehen dort zusätzlich als Download zur Verfügung.
QR-Codes auf Druckprodukten führen zu weiterführenden Informationen im digitalen Bereich. Dadurch konnte der Umfang von Broschüren und Faltblättern in den vergangenen Jahren bereits deutlich reduziert werden.
Bei umfangreicheren Printprodukten, wie dem Geschäftsbericht oder dem Nachhaltigkeitsbericht, verwendet das Studentenwerk SH zertifiziertes Papier. Darüber hinaus werden die beim Druck entstehenden CO₂-Emissionen ermittelt. In Höhe der berechneten Emissionen erfolgen Investitionen in nach Gold Standard zertifizierte Klimaschutzprojekte.