Nachhaltigkeit in Administration, Einkauf und Verwaltung
In der Verwaltung des Studentenwerks liegt seit vielen Jahren der Schwerpunkt auf der Digitalisierung von Prozessen und einer damit verbundenen Papierreduktion. Seit 2021 nutzt das Unternehmen ein digitales Rechnungsmanagement, das mehrere zehntausend Blatt Papier pro Jahr einspart. Im Einkauf gilt ein Nachhaltigkeitsleitfaden für alle Food- und Nonfood-Artikel. Der IT-Bereich setzt auf virtuelle Server und bereitet gemeinsam mit einem Fachunternehmen Altgeräte auf oder recycelt sie.
In allen Bereichen des Studentenwerks SH arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontinuierlich daran, möglichst viele Prozesse zu digitalisieren, um Papier einzusparen. Erfolgreiche Beispiele hierfür sind unter anderem:
- Die monatlichen Entgeltabrechnungen für das Personal stehen seit 2020 nur noch digital zur Verfügung.
- 2020 führte die IT-Abteilung ein internes digitales Ticketsystem ein, das neben der Papierreduktion auch für mehr Transparenz und eine schnellere Bearbeitung der Anfragen sorgt.
- Seit 2021 verfügt das Studentenwerk über ein digitales Rechnungseingangsmanagement, wodurch allein in der Finanzbuchhaltung rund 80.000 Blatt Papier jährlich eingespart werden. Auch Ausgangsrechnungen werden ausschließlich digital erstellt und per E-Mail versendet.
- Der Einkauf führte 2021 die digitale Vergabeakte ein, durch die jährlich 75.000 Blatt Papier eingespart werden.
- In der Wohnheimverwaltung erfolgt die Ablage von Unterlagen, wie Umzugsanträgen oder Studienbescheinigungen, ausschließlich in der digitalen Mieter*innenakte. Seit 2025 werden Mietverträge zudem vollständig digital unterzeichnet.
- Die Online-Plattform BAföG digital, die BAföG-digital-App sowie die im März 2026 eingeführte E-Akte tragen im Amt für Ausbildungsförderung zur Papierreduktion und Prozessoptimierung bei.
- Es kommen gemeinsam genutzte All-in-One-Drucker zum Einsatz, die nnicht nur Energie sparen, sondern auch unnötige Ausdrucke reduzieren, da sie von Mitarbeitenden in der Regel nur bei tatsächlichem Bedarf genutzt werden.
- Bereits seit mehreren Jahren erfolgt der Kartenverkauf für die Theaterveranstaltungen des Studentenwerks über ein Online-Buchungssystem.
- Studierende können Anträge auf Mittel aus dem Darlehensfonds online stellen.
- In den Kindertagesstätten unterstützt die App „Famly“ die Kommunikation mit Eltern und organisatorische Abläufe im Alltag.
- Derzeit wird in den Wohnheimen die digitale Zimmerabnahme per Tablet getestet, wodurch im Jahr 2025 ca. 10.000 Blatt Papier eingespart werden konnten.
Das Studentenwerk SH entwickelt seine digitale Infrastruktur kontinuierlich weiter. Arbeitsplätze, Netzwerke und Kommunikationssysteme werden schrittweise modernisiert und vereinheitlicht. Dazu gehören unter anderem:
- aktuelle Hard- und Software an den Arbeitsplätzen
- moderne WLAN- und Netzwerkstrukturen
- die Umstellung auf Outlook als zentrale Kommunikationslösung
- der Einsatz verschiedener Open-Source-Lösungen
Durch den Einsatz von über zehn Open-Source-Anwendungen, u. a. für eine Cloud, eine digitale Lernplattform und ein internes Ticketsystem, stärkt das Studentenwerk SH seine digitale Unabhängigkeit und reduziert Lizenzkosten.
Auch im IT-Bereich achtet das Studentenwerk SH auf Ressourcenschonung. Altgeräte werden gemeinsam mit einem zertifizierten IT-Recyclingunternehmen wiederaufbereitet oder fachgerecht recycelt. Durch IT-Recycling konnten bis dato 19.980 Kilogramm CO2 eingespart werden. Gleichzeitig setzt das Studentenwerk SH seit vielen Jahren auf virtuelle Server, wodurch weniger physische Geräte sowie geringerer Strom- und Kühlaufwand erforderlich sind.
Damit digitale Anwendungen im Arbeitsalltag sicher und souverän genutzt werden können, setzt das Studentenwerk SH auf praxisnahe Schulungs- und Unterstützungsangebote für Beschäftigte aller Kompetenzniveaus.
Gemeinsam entwickelten die IT-Abteilung und der Bereich „Lernen & Entwicklung“ in den vergangenen Jahren ein internes Lern- und Unterstützungssystem mit verständlichen Anleitungen, freiwilligen und verpflichtenden digitalen Lernangeboten sowie individuellen Schulungen. Themen sind unter anderem:
- Outlook und digitale Kalender Videokonferenzen
- Office-Anwendungen
- Passwortsicherheit und Phishing-Prävention
- Datenschutz und KI-Anwendungen
Bei größeren Systemumstellungen werden zusätzlich Multiplikator*innen in den Abteilungen geschult, die ihr Wissen an Kolleg*innen
weitergeben.
Seit Ende 2025 können im Studentenwerk SH zudem eigene E-Learnings mithilfe eines KI-gestützten Autorentools erstellt werden. Für Beschäftigte der Hochschulgastronomie wurde 2025 ein Computer-Grundlagen-Training angeboten.
Um Chancen und Herausforderungen neuer Technologien frühzeitig zu begleiten, gründete das Studentenwerk SH Anfang 2024 ein eigenes KI-Gremium. Gemeinsam wurden unter anderem eine KI-Richtlinie, ein Prozess zur Einführung neuer KI-Systeme sowie ein bereichsübergreifendes Austauschformat entwickelt.
Das Studentenwerk SH versteht Künstliche Intelligenz dabei als Werkzeug, das Arbeitsabläufe vereinfachen, Beschäftigte entlasten und Verwaltungsprozesse beschleunigen kann. Gleichzeitig achtet das Studentenwerk SH auf einen verantwortungsvollen und reflektierten Umgang mit neuen Technologien.
Im Hauptsitz des Studentenwerks SH, der Mensa I, wurde im Sinne der Abfallvermeidung und Ressourcenschonung ein Möbellager für ausrangierte Büromöbel eingerichtet. Bevor neue Büromöbel für die Verwaltung bestellt werden, wird im Möbellager geschaut, ob noch ein passendes Möbelstück vorhanden ist.
Um nachhaltige Beschaffung noch systematischer umzusetzen, entwickelten der Kaufmännische Bereich und die Hochschulgastronomie gemeinsam einen Nachhaltigkeitsleitfaden für den Einkauf. Seit Anfang 2026 befindet sich dieser in der Umsetzung. Der Leitfaden schafft einen verbindlichen Orientierungsrahmen und wird regelmäßig weiterentwickelt. Im Mittelpunkt stehen unter anderem:
- ökologische und soziale Kriterien in Ausschreibungen
- Lebenszykluskosten
- regionale Wertschöpfung
- langlebige Produkte
- energieeffiziente Geräte
- ressourcenschonende Verpackungen
In den Mensen, Cafeterien und Café Lounges setzt das Studentenwerk SH verstärkt auf biologisch erzeugte, fair gehandelte und regionale Produkte. Auch beim Einkauf tierischer Produkte achtet das Studentenwerk SH auf verantwortungsvoll erzeugte Lebensmittel und bessere Haltungsbedingungen.
Auch bei Materialien, Verpackungen und Ausstattung bevorzugt das Studentenwerk SH ressourcenschonendere Alternativen. Bevorzugt beschafft werden unter anderem Recyclingpapier, zertifizierte Textilien, langlebige Möbel, Mehrwegverpackungen sowie konzentrierte oder feste Reinigungsmittel zur Reduzierung von Verpackungsabfällen. Auch Beschaffungsaufträge sollen möglichst gebündelt werden, um unnötig viele Einzellieferungen und damit verbundene Emissionen zu vermeiden. Auf bestimmte Produkte verzichtet das Studentenwerk SH bewusst, darunter:
- Getränke in Einwegverpackungen
- Papier aus Frischfasern
- Kaffeekapselmaschinen
- Tropenhölzer
- Gasheizpilze für die Außengastronomie
Das Studentenwerk SH hat sich die ressourcengerechte Nutzung der vorhandenen Räumlichkeiten auf die Fahnen geschrieben. Ein digitales Raumbuchungssystem, flexible Nutzungskonzepte, hybride Besprechungen und mobile Arbeit helfen dabei, Flächen bedarfsgerechter zu nutzen und zusätzliche Raumbedarfe zu vermeiden.
Um die Zahl der Printprodukte im Sinne der Nachhaltigkeit zu reduzieren, werden die Informationen des Studentenwerks verstärkt über die digitalen Kanäle gestreut – sei es die Website oder die Social-Media-Plattformen. Immer mehr Dokumente, Flyer, Faltblätter und Broschüren stehen als Download auf der Website bereit.
Durch die Platzierung von QR-Codes auf den Druckprodukten wird auf weiterführende Infos im digitalen Bereich verwiesen. So konnte der Umfang der Broschüren und Faltblätter in den letzten Jahren bereits deutlich gesenkt werden.
Bei nach wie vor umfangreichen Printprodukten, wie zum Beispiel dem Geschäftsbericht, legt das Studentenwerk viel Wert auf die Verwendung von zertifiziertem Papier aus vorbildlich bewirtschafteten Wäldern sowie einen klimaneutralen Druck.